結婚式の二次会の幹事を頼まれたらどうする！？
急に結婚式の二次会の幹事を頼まれても慌てないための基礎知識をここで学んでいきましょう！
- 結婚式の二次会の幹事を頼まれたら
- 結婚式の二次会の幹事を頼まれた時の事前準備について
- 結婚式の二次会をするために必要な幹事との打ち合わせ
- 幹事は準備期間を多めに取る
- 幹事は新郎新婦に二次会の意向を聞く
- 幹事は人数をしっかりと集める
- 幹事は人数に合わせたプランを練る
- 幹事はお店の下見も忘れずに
- 失敗しない二次会会場選び
- 幹事は店長の人柄も見ながら店を決める
- ゲストに喜ばれる会場選び
- 新郎側・新婦側で協力して作り上げる
- 幹事は料理にも注目して店を決める
- 幹事は店側との交渉で関係を築いておく
- 幹事は参加者の年齢層を考慮してプランを練る
- 幹事は二次会用のサイトを作成してみよう
- 司会者の選択を間違えない
- 幹事はシミュレーションを重ねておく
- 幹事は店の中で出来る事と出来ない事を把握しておく
- 幹事はあらかじめトラブルを想定しておく
- 幹事が送る結婚式の二次会の招待状作成のコツ
- 結婚式の二次会の幹事まとめ
結婚式の二次会の幹事を頼まれたら
誰でも一度は友人の結婚式の二次会の幹事をお願いされることがあります。
経験したことがある人は分かると思いますが、結婚式の二次会の幹事はとても大変です。
けれども、結婚式の二次会の幹事を頼まれるということは、新郎新婦にとても信頼されている人ということですから、よほどの理由がない限り断ったりせずに一肌脱いて、快く引き受けてあげてください。
披露宴の余興やスピーチ、結婚式の二次会の幹事を頼まれた場合、快く引き受けることがまず何よりのご祝儀になります。
お互いに大親友、という場合は、お願いされる前に結婚式の二次会の幹事を買って出たらとても喜ばれるでしょう。
幹事を引き受けたら、まずは新郎新婦とコンタクトを取り、どのような結婚式の二次会にしたいのか、趣旨をきちんと把握してください。
新郎新婦の意向を把握したら、あとは他の幹事仲間と準備を進めていくことになります。
幹事を依頼してきた新郎新婦にもいろいろな考えの人がいるので、会場の選定から会のムード、司会進行から予算まですべて幹事任せの人もいれば、会場などすべて決めており、具体的な指示をしてくれる人もいます。
そこは新郎新婦と長い付き合いのあなたのほうがよくわかっていることでしょう。
新郎新婦はとても忙しいので、あまり直接会って打ち合わせをする時間はないと思うので、会えた時にしっかりと打ち合わせをしましょう。
新郎新婦の方に具体的なイメージがある場合、何らかのサプライズを加えて、驚かせましょう。
結婚式の二次会の幹事を頼まれた時の事前準備について
結婚式の二次会の準備を会社の同僚や友人に依頼されると、喜んでやりますと即答して引き受けてしまう人が多いのではないでしょうか。
いつもお世話になっている同僚や友人の為に、二次会の幹事を任されたからには結婚式の二次会をスムーズに、そして思い出深いものにしてあげたいものです。
それには、どんな準備が必要なのでしょうか。
最初に二次会に来て頂くメンバーを大まかに把握しておきます。
その人数によって、使用する場所の大きさや予算も変わってくるので、これは最初にやっておくべきことです。
ただし、確実な人数は当日まで不明な場合が多いので、10人前後の余裕をみておくことも大事です。
新郎、新婦に確認して、おおよその人数を確定させましょう。
次に会場の手配です。
会場も新郎、新婦に希望を確認し、イメージに合ったお店の候補を2店か3店あげましょう。
そして、お店が確定したらそのお店に連絡をとり、詳細の確認をします。
お料理の予算やドリンク代、飲み放題プランの有無など細かく確認します。
そして、人数変更の対応がどのくらい融通が利くかをよく確認しておきます。
当日まで人数が確定しないので、立食パーティ形式が無難です。
会場が決まったらあとは進行です。
ゲームや挨拶などをあまり詰め込みすぎた会にすると、時間が足りなくなってしまい、慌ただしいものになってしまうので、余裕をもった内容にします。
ゲストと新郎、新婦とゆっくり話ができる時間を作りましょう。
新郎、新婦に希望を確認し、あくまで二人の希望するような二次会にしましょう。
幹事だけでは、当日の進行は厳しいので、司会や会費の徴収をして頂く方などをメンバーの中から選び、お願いして手分けして、しっかりやり抜きましょう。
結婚式の二次会をするために必要な幹事との打ち合わせ
結婚式の二次会は、披露宴に出席した友人の他に、人数の関係で残念ながら出席できなかった友人を招いて行うものです。
主催者は新郎・新婦ですが、ふたりとも結婚式、及び披露宴の主役であり、多忙を極めています。
したがって、二次会の幹事は友人の中から選び、お願いすることになります。
幹事の役割は非常に多いので、親しい友人に依頼することが大事です。
どのような趣向の二次会にするのかを、早めに幹事と打ち合わせることが重要なポイントとなります。
それによって、会費や準備するものの種類が違ってきますし、またそのために作成する物もあります。
例えば、趣向を凝らしたビデオムービーやの作成やゲームの景品などです。
また、少なくとも結婚式の2ヶ月くらい前までには、会場を押さえておくことが必要です。
新郎・新婦の意向を取り入れた二次会の計画が決まったら、予算を組んで会費を設決めることが必要です。
新郎・新婦からは会費を徴収しないように会費を設定することが大事なポイントです。
招待客への連絡は、はがきや電話、または携帯メールなど様々な方法があります。
出席者の人数を早く把握する必要があるので、協力してもらうことが大切です。
出席者が決定したら、二次会開催に当たり協力してもらえそうな人を選び声をかけておきます。
当日になると、幹事は忙しいので是非とも協力者は必要です。
受付やビデオ撮影担当は必要不可欠です。
また出席者による余興についても、あらかじめ打ち合わせておく必要があります。
協力者はいても司会は幹事の役割ですので、簡単な台本を作っておくことが大事です。
幹事は準備期間を多めに取る
結婚式の二次会の準備は、新郎新婦に依頼をされた瞬間から始めるようにしましょう。
例え2ヵ月3ヵ月先のことであったとしても、そこから準備を既に始めてしまうことがひとつの成功の秘訣と言えるのではないでしょうか。
遅くとも、1ヵ月前からは本格的に始めるくらいでないといけません。
準備期間は多過ぎて困ることはありませんが、逆に少ないと直前になって焦ることになるので、かなり余裕を持っておくことをおすすめします。
結婚式の二次会を作り上げる為には、色々なことを考えなければなりません。
ただ人を呼んだり、ただゲームを用意したり、ただお店を押さえたりすれば全てがOKというわけではなく、多くの細かな演出も考えなければならないため、1週間や2週間程度の準備期間だけでは恐らく二次会の全てを作り上げることは出来ないでしょう。
グダグダの二次会でも構わないという意気込みであればその程度の準備期間で適当に作り上げればいいかも知れませんが、新郎と新婦に喜んでもらえるような会にしたいと考えている場合には、相当の準備期間を用意しておかなければならないのです。
準備期間の多さがそのまま二次会の成功度に比例するわけでもありませんが、準備期間が短いよりは長い方がよりきめ細やかな企画をすることができ、また、それぞれの企画に最大限配慮することができます。
何か不備がないか、足りないものはないかなどを発見出来ることも準備期間が長ければこそ可能になるのです。
最高の二次会を作り上げる為に、少し過剰とも思えるくらいの準備期間を取っておくことをお勧めします。
幹事は新郎新婦に二次会の意向を聞く
結婚式の二次会の幹事を任されたら、その幹事が大まかなことを決めていろいろと準備をしていきます。
どのような二次会になるのか、そしてその会が成功するのか失敗するのかも全て幹事の双肩にかかっていると言ってもいいのですが、ゼロから幹事が全てを作り上げるというよりも、その前に主役である新郎新婦にある程度の意向を聞いてから企画に取りかかった方がいいでしょう。
新郎新婦の頭の中には『結婚式の二次会はこんな感じにしたい』ということがある場合がありますから、その意向を取り入れつつ企画していかなければなりません。
例えば、会費の問題があります。
多くの人が参加しやすいように新郎新婦が気を遣い安い設定を求めてくることもあるでしょう。
二次会の雰囲気自体も派手なものではなく、落ち着いた雰囲気で行いたいと考える新郎新婦もいるかも知れません。
スーツなどの着用を敢えて禁止し、カジュアルな二次会にしたいと考えている旨を新郎新婦から伝えられたら、幹事はその意向に沿った企画をする必要が出てきます。
二次会の主役である新郎新婦に意向を伺わず、もし伺ったとしてもそれを反映させなければ二次会が成功することにはならないでしょう。
「新郎と新婦が心から楽しめる」ことが非常に重要です。
そこを意識して二次会を作り上げるとなると主役の意向を聞き、それをしっかりと反映させなければなりません。
まずは新郎と新婦の希望を聞き、それを元に企画を考えてみましょう。
二人に『全て任せる』と言われた場合には幹事が全てを仕切っても構いませんが、その際にも独りよがりにならず、新郎と新婦の趣味や性格などを考えた上で企画するようにしてください。
幹事は人数をしっかりと集める
時と場合によりますが、【会】の類いは人が多ければ多いほど盛り上がるはずです。
特におめでたい席では人数を多く集めることで予想もしないような盛り上がり方をすることもあるでしょう。
結婚式の二次会にも同じことが言えます。
幹事になったら二次会の参加者の人数をしっかりと集める努力をしましょう。
新郎新婦から二次会への招待客について色々と言われるとは思います。
しかし、幹事はただその人たちに声をかければいいというわけでもありません。
二次会の企画をしっかりとしたものにしなければ、そして参加しやすいように企画を練らなければ招待客を集めることは出来ないでしょう。
もちろん、どんな企画であれ新郎新婦を祝いたいという気持ちがある人であれば参加してくれるかも知れませんが、例えば会を行う場所が交通の便が悪いところに存在していれば積極的に行こうという気持ちになるのは難しいのではないでしょうか。
お店の雰囲気なども重視しなければなりませんが、そこばかりに目を向けていると、参加者のことを考えない二次会プランになってしまう可能性があるので、幹事の人は十分に気を付けて企画を行うようにしましょう。
二次会の参加費にも人数を集める為の工夫があるはずです。
幹事の人だけの都合で決定してしまうのは少し危険です。
参加者には色々な人がいるわけですから、幹事はそういったことも考慮し、参加しやすい会費を設定するようにしなければ人数をそれなりの数集めることは出来ないかもしれないので、二次会の幹事を任された人は広い視野を持ちながらこういったことを決定していってください。
人が集まらなければ二次会は成功しないので、色々な面でハードルを低く設定するように気を遣いましょう。
幹事は人数に合わせたプランを練る
結婚式の二次会の幹事を任された人は、会のプランを練らなければなりません。
頭に色々な案が思い浮かんでいる幹事さんもいるでしょう。
しかし、それがどんなに良い企画であったとしても、それをそのまま二次会の企画として実行出来るわけではないのです。
二次会というのは参加してくれる人数によってプランを練らなければなりません。
少数の参加者しかいないのに大人数で行うような企画を練っても場が白けてしまいますし、逆の場合にも同じことが言えるでしょう。
幹事というのは、色々な可能性を考えてプランを練り、特に人数に合わせた企画を出すことが二次会への成功へと繋がると言えます。
二次会の参加者というのは当初の計画から減ることが考えられます。
披露宴には参加したけれどもその後の会には忙しかったりなどの理由で参加出来ない人もいるでしょう。
二次会からの参加者を募ろうと思って招待状を送っても、都合がつかないという人も当然出てくるはずです。
そういった人たちがもし多くなってしまった場合は、プランを練り直さなければならない場合も出てきます。
逆に、ぜひとも積極的にプランを練り直すようにしてください。
頭の中にある二次会プランを崩してしまうのはとても面倒なことに感じるかも知れませんが、当初の予想と人数が大幅に変わってしまったにも関わらず同じようなプランで行ってしまうのは少し不安が残ります。
どんなに良い企画でも、それは人数に合った企画だからこそ良い企画なわけで、人数が変われば行われることが変わって当然だと幹事の人は心得ておいてください。
あらかじめ人数毎に少々異なるプランを用意しておけば、急に人数が集まらなくなっても対応出来るのではないでしょうか。
幹事の人はここまで気にしながらプランを練るようにしましょう。
幹事はお店の下見も忘れずに
結婚式の二次会を成功させる為のひとつのポイントになるのが会場となるお店です。
このお店の選択ひとつで二次会が成功するか否かが決まってしまうことになるかも知れません。
それほど会場の選別は大切になってくるので、幹事は気を遣いながら決定する必要があります。
二次会の会場を調べていると幹事の耳には色々な情報が入ってくるでしょう。
人からの紹介やネットでの情報、街を歩いていても『結婚式の二次会、承ります』のポスターなども目にすることがあるかも知れません。
そういった情報の中から最終的にひとつを絞るわけですが、必ずそれらのお店の下見を行ってから決定するようにしてください。
お店の下見は非常に重要です。
実際にお店に足を運んでから決めなければ雰囲気がわかりませんし、申し込んだ後で訪れてしまっては、『思ったよりも狭い』などの不都合が出てくる場合もあります。
まずは候補となるお店にお客として足を運び、お店の雰囲気を感じる目的で下見を行ってみましょう。
その際には必ず交通の便なども調べておく必要があります。
どんなに評判の良いお店でも、参加者にとって行きにくい場所であれば人が集まらないかも知れませんし、遅刻者が増えたり、また二次会終了後に帰ることが出来ないなんてことにもなり兼ねないので、幹事は下見を色々な面で慎重に行うようにしてください。
タクシーなどで訪れるよりも幹事が一度公共の交通機関を使って訪れてみるといいかも知れません。
会場がなければ二次会は成立しません。
ということは、会場が二次会の雰囲気を決めてしまうと言えるので、幹事はそのことをしっかりと頭に入れた上でお店の下見を重ねるようにしましょう。
いくつか下見した上で、幹事によって話し合いを行い二次会の会場を設定すれば間違いないでしょう。
失敗しない二次会会場選び
結婚式の二次会会場には立地のよさが大切です。
大抵の場合、披露宴と結婚式の二次会は、別の場所で行われます。
披露宴と二次会ダブルで出席する人も少なくありませんし、なによりも幹事と新郎新婦もダブルで出席することになるので、なるべくなら２つの会場は近いところにあると便利です。
披露宴の後着替えてから二次会に行きたい人も多いと思うので、結婚式場で着替えることができる場所を確保してあげたり、可能ならば荷物を預けるバンケットがあるところを会場に選んだりしたら喜ばれます。
結婚式の二次会会場として利用することを目的としたお店があります。
このようなお店はノウハウがしっかりしているので、幹事経験がない人にとても助かります。
大型スクリーンやマイク、カラオケなど、結婚式の二次会に合ったらうれしいものが一通りそろっているというのもうれしいですね。
お料理やドリンクも、参加人数や男女比からどれくらい用意したらよいかというアドバイスをもらえるのも助かります。
実は、ゲームの景品や新郎新婦のサプライズに気を使いすぎて、肝心のお料理やお酒がおろそかになり、「高い会費を払ったのに全然食べられなかった」という不満をもつ参加者は少なくないのです。
これははっきり言って幹事側の落ち度なのですが、不満の声は直接新郎新婦の耳に入ります。
一生一度の大切な結婚式の思い出が、大勢の人にとって不満足なものだったという事実は、ずっと後悔として残ります。
このような失敗はできるだけ回避しましょう。
幹事は店長の人柄も見ながら店を決める
二次会の会場になりそうなお店をいくつかピックアップしたら今度はお店側に交渉を行うことになります。
交渉とは言ってもそこまで神経質になる必要はなく、お店側に『結婚式の二次会で使用したい』ということを伝えると共に、人数や予算などを話し合うことになるでしょう。
その時には店長の人柄、そして店員の態度なども併せて見るようにしておくことが幹事には求められるのではないでしょうか。
結婚式の二次会で使用したいとの旨を伝えた時の反応はとても重要です。
渋々了解するようなところはまず選ばない方が無難でしょう。
あまり乗り気ではない店長・店員のお店では二次会に協力的ではなく、その分幹事も苦労することになると思います。
幹事が作り上げるものとは言え、会場となるお店の協力無しでは二次会は完成しません。
そのことを考えると、店長の人柄というのは重要になってくると言えるでしょう。
少し交渉をしてみて、そこで協力的かどうかも幹事はしっかりと見極めるようにしてください。
もしあまりにも無関心であった場合や融通を利かせてくれないようでしたら一度持ち帰り、その後キャンセルするようにしましょう。
もちろんキャンセルは早めに行う必要がありますが、『違う』と思ったら迷わずキャンセルするようにした方がいいのではないでしょうか。
いずれにしても二次会での使用を喜んで引き受けてくれるお店を選択するようにしてください。
何度も二次会を引き受けているところは、手を広げて受け入れてくれるか、それとも過去に迷惑をかけられた経験があるからなのか、渋い表情をするところとに分かれます。
幹事は前者をしっかりと見極め、そして責任を持って迷惑をかけないと言えるようにしておきましょう。
ゲストに喜ばれる会場選び
結婚式の二次会会場選びは、新郎新婦と幹事の意向が重要ですが、新郎新婦のこだわりだけでなく、ゲストにとっての便利さも考慮して選ぶことが必要です。
それでは、ゲストにとってうれしい会場はどんなところでしょうか。
ゲストにとってうれしい結婚式の二次会会場は、第一に交通の便がよいことです。
結婚式の二次会はお酒が供される場所ですから、車で行くわけにはいきません。
会場がどんなにムードが良いところでも、近くに公共交通機関がない場合は、参加する前から出席をためらってしまいます。
披露宴と結婚式の二次会の両方に出る人もいるので、披露宴会場とあまりにも離れているところも嫌がられます。
あまりにも披露宴と二次会の間の時間が近すぎたり離れすぎたりしているのも困ります。
食べ物や飲み物も大切です。
食事がメインではないので、味よりも見た目が重要です。
飲み放題プランがあるところが良いでしょう。
「会費が高い割に食事が少なく、おいしくなかった」という不満は一生残ります。
新郎新婦の一生の思い出を台無しにしないためにも、幹事が最も気をつけなくてはいけないポイントです。
行きつけのお店で結婚式の二次会ができれば食事の質もわかるし、サービスをしてもらえることもありますが、そのような店がないときは、結婚式の二次会専用の会場を利用することをお勧めします。
ノウハウがあるので、いろいろアドバイスしてくれますし、お得なコースを設定している場合も多いので安心です。
新郎側・新婦側で協力して作り上げる
新郎新婦が信頼出来る人に二次会の幹事を任せるのが一般的なのですが、時には新郎側の友人などのみに幹事を任せる場合があります。
逆に新婦側の友人などのみに任せることもあるでしょう。
しかし、出来るだけ新郎側、そして新婦側両方から幹事を出し、二次会を企画・開催するようにした方が良いものが出来上がるのではないでしょうか。
新郎側や新婦側、どちらかのみの幹事さんが企画をしてももちろん成功する場合もあります。
二次会というものに慣れているのであれば特に問題はないでしょう。
しかし、主役はどちらか一方だけではなく二人なわけですから、より良い会を開催する為には新郎側からも人を出し、そして新婦側からも人を出してお互いに意見を出し合いながら作り上げていく方がいいのではないでしょうか。
二次会の参加者が多くなる場合は特にそのような形をとった方がいいはずです。
両方から幹事を出すことのメリットは、新郎の考え方や新婦の趣味など、色々な面をカバーしながら二次会を作り上げることが出来るという点です。
どちらの要望も取り入れることで、参加者全員が楽しむことが出来る会を作れるのではないでしょうか。
新郎側と新婦側、両方から幹事を出すとその人たちの都合がなかなか合わず企画が進行しないというデメリットも一方ではあります。
そんなことになり準備が遅れるということがないように、連絡は密に取ることが出来る人同士が協力をして作り上げるようにしましょう。
やる気があれば初めて顔を合わせるような人同士でも時間を作り、そして建設的な話が出来るはずです。
どちらか一方が主導権を握るというわけでもなく、どちらの意向も取り入れた上で参加者、そして主役である新郎新婦が楽しめるような会を作り上げられるように協力し合いましょう。
幹事は料理にも注目して店を決める
結婚式の二次会会場を決めるポイントとしては色々なことが挙げられますが、避けて通れないのが「料理の質」です。
参加者は料理を目的に二次会に参加するわけではありませんが、あまりにも料理が美味しくなければ損をしてしまった気分になることも否めません。
会場となるお店を決める際には、幹事がそのお店の料理を食してから決めるようにしてみましょう。
幹事によっても舌は違うので、出来れば誰か一人に任せるのではなく、何人かで訪れて別々の料理を頼み食べてみるのがいいのではないでしょうか。
その席で料理について話し合うこともできますし、みんなでメニューを見ながらイメージすることも出来るはずです。
あまりにも豪華な料理にしてしまうと会費にも影響してくるので、そのお店の料理の質と共に値段も考慮しながら幹事同士で話し合いましょう。
食べる料理ももちろん重要ですが、お酒も二次会には欠かせないので、アルコール類の充実度なども併せて吟味しておくようにしてください。
ビールが飲めればそれでいいという人もいるでしょう。
しかし女性はカクテル系の飲み物を好む人も多いので、そういった参加者に配慮した飲料が用意されているのかのチェックも行っていかなければなりません。
未成年の参加者のことも考え、ソフトドリンクも必ずチェックしておきましょう。
料理やお酒は二次会の重要な要素になることは間違いありません。
幹事はもちろんそこはわかっているとは思いますが、安くて美味しい料理を提供してくれるお店を見つけるのが幹事の役目とも言えるので、情報を集め、そして実際に足を使って最良のお店を見つけるようにしてください。
幹事は店側との交渉で関係を築いておく
お店側とどんな交渉を行うかで結婚式の二次会の進み方が変わってきます。
幹事の腕の見せ所でもあり、二次会を任された幹事が必ず行っておかなければならないことでもあるでしょう。
会場となるお店は基本的には料理とお酒などの飲み物の提供をしてくれるのみとなります。
しかし、幹事側が店側とどのような交渉を行うのかによって二次会の雰囲気も変わってくるのです。
良好な関係が築けていれば、多少ハメを外す参加者がいても大目に見てくれるでしょう。
予算よりも良質な料理を出してくれることにも繋がるかも知れません。
幹事の雰囲気が良ければ、そして結婚式の二次会というおめでたい席であることも考慮して便宜を図ってくれる場合もあるはずです。
それも全て交渉にかかっているのは言うまでもありません。
もちろんお店がどんなところなのかによってそんなサービスを受けられるかどうかは決まってきてしまうのですが、しかし、関係を良く築いておくに越したことはないはずです。
多少のワガママを聞いて欲しいと思った場合や、参加者が迷惑をかけてしまいそうなことが予測出来るのであれば、なおさら幹事はお店側との交渉の際にしっかりと良好な関係を築いておくようにしましょう。
大事な場所を借りているという意識を常に持ち、協力をしていただいているというつもりで交渉するようにしてください。
間違っても『利用してやっている』ですとか、『売り上げに貢献している』という意識を幹事の人が持つのは止めましょう。
その気の持ち方ひとつで店側との関係が変わり、そしてそれが二次会の良し悪しにも影響してくると幹事は知っておく必要があります。
幹事は参加者の年齢層を考慮してプランを練る
世の中には色々な年齢層の人が存在しています。
当たり前のことなのですが、結婚式の二次会をする時にはあらゆる年齢層の人が参加する場合もあれば、ある一定の層の人しか参加しないという場合もあるでしょう。
二次会の幹事を任された人はこの参加者の年齢も考慮した上でプランを練ることが求められるのです。
年齢層がどこかに固まっていれば幹事も必然的にその年齢層に収まるでしょうから、特に気にする必要はないのかも知れません。
しかし、参加者の年齢層に幅が出来る場合は、極端に若い人に合わせても、逆に高い年齢の人に合わせても上手くいかないかも知れません。
どちらにも合うような、どんな年齢層にも楽しめるような企画を練る必要が出てきます。
必ずしも幹事の人の年齢に合わせれば良い二次会に仕上がるというわけではないことを覚えておきましょう。
年齢層が高い場合は比較的落ち着いた会を意識した方がいいでしょう。
逆に年齢層が低い場合はみんなが交流を図りながら盛り上がれるような企画を多くするといいかも知れません。
さまざまな年齢層が混ざっている二次会の場合は両方の要素を取り入れなければなりませんが、どちらかと言うと年齢層が高めの方に合わせて少し落ち着いた雰囲気の会にした方が無難なのではないでしょうか。
幹事が例え若かったとしても年配の人も参加する二次会なのであれば、その年齢層の参加者に目を向けてプランを練ってみてください。
若い人と年配の人が盛り上がるポイントや企画は変わってきます。
幹事には出来ればどちらの年齢層の人も加えた方がいいのですが、そう上手くはいかないと思うので、どちらかの年齢層の人が企画するにしても、幅広く考えながらプランを練るようにしましょう。
幹事は二次会用のサイトを作成してみよう
最近では、結婚式の二次会用にわざわざ特設サイトを開設することもあるようです。
ウェブに詳しい人がいる場合は幹事に抜擢し二次会用のサイトを作ってもらってみてはどうでしょうか。
二次会用のサイトは、システムによっては非常に便利です。
会場がどこにあるのかをサイト上に載せておけば、参加者はいつでも確認することができますから、住所などを知らされているのみの場合よりも道に迷ったりすることが減るのではないでしょうか。
携帯電話ひとつあれば確認が出来てしまうので、参加者にとっても幹事にとっても重宝するはずです。
さらには出欠の確認もサイトを使うことで簡単に出来てしまいます。
二次会の出席や欠席の確認はメールや招待状を使って行うことが多いでしょう。
形にこだわる幹事は招待状を使うことが多いのではないでしょうか。
もちろんそれも形に残りますから素敵なことなのですが、より手軽に行う為に、そしてお金を節約する為にサイトによって出席か欠席かの意思表示をしてもらうと幹事はスムーズに準備を行うことが出来てしまいます。
写真をアップしておけばお店の雰囲気もわかりますし、どのような服装で訪れればいいのかなどの注意事項も書き込んでおけば、参加者は常にそれを確認することが出来るのです。
インターネットを使用することが出来ない環境にいる人にとっては少し不便かも知れませんが、今はそういった人の方が少ないので、特に若い人が集まるような二次会の場合は幹事がこういったサイトを作っておくことも考えてみましょう。
参加者にとっても幹事にとってもメリットの方が明らかに多いので、検討してみてはいかがでしょうか。
司会者の選択を間違えない
優秀な幹事が、二次会の司会者に適しているとは必ずしも言えません。
幹事には幹事の才能が、そして司会者には司会者の才能が必要になるので、二次会の企画を任された人は、司会者の選択を間違わないようにしましょう。
幹事が司会をしてももちろん構いません。
上手く出来るのであればそれが最も手っ取り早く安心でしょう。
しかし、企画等を練ることが出来ても二次会自体を回すことが得意でなければ、司会の能力に特化した人を司会者として抜擢してください。
司会者次第で二次会は盛り上がりますし、逆に盛り下がってしまうこともあります。
その場の雰囲気を掴み取ることができ、そしてそれに合わせて上手く対応することが出来る人でなければ司会を任せてはいけません。
言葉遣いに不安な人も出来れば司会者として選ばない方がいいでしょう。
ノリがいいだけで務まるわけでもないので、総合的な面を考慮して選択しなければならないのです。
幹事とは別に二次会の司会者を設ける場合にも、会の流れをしっかりと把握してもらうようにしてください。
想定しているトラブルについても説明し、どのような雰囲気で二次会を行いたいかも伝えることで、より良い雰囲気を作り上げてくれることでしょう。
幹事がいくら優秀でも、司会者の選択を間違えば二次会自体が丸つぶれという事態もあります。
むしろ、司会者次第でどうにでもなるのが結婚式の二次会であると考え、対応力のある人を選ぶようにしてください。
且つ礼儀正しく、広い視野を持っている人がベストです。
そういった人がいれば、そもそも幹事の中に含み企画作りをした方がいいのかも知れません。
幹事はシミュレーションを重ねておく
幹事の人は、二次会のシミュレーションをしておいてください。
それも、かなりしつこく重ねてシミュレーションをしておくことをお勧めします。
二次会のシミュレーションとは、最初から最後まで頭の中でイメージしつつ、リアルに考えることです。
幹事はこれを行うことで新たな問題点を発見することができますし、当日は会そのものをイメージ通りに進めることが出来るでしょう。
逆にプランだけを練って終わってしまい、シミュレーションを全くしない幹事は二次会当日、結構焦ることが多いのではないでしょうか。
焦っても対応出来るような能力を持っている幹事であればその場を乗り越えることが出来るかもしれませんが、それでも参加者や新郎新婦はちょっと流れがおかしくなれば敏感に反応し、盛り上がっていた雰囲気が逆転してしまうこともあります。
二次会を仕切るのが初めての幹事さんは必ずシミュレーションを、出来れば何度も行っておくようにしましょう。
頭の中で流れを追うことは特に時間がなくてもできます。
お金がなくても出来るでしょう。
実際に二次会の会場に足を運んで行うのは無理でしょうから、日常の空いた時間でリアルに想像してみるようにしてください。
もし他の幹事と都合が合うようでしたら流れを把握する意味でも予行練習に近いシミュレーションを重ねておくとより良い効果がでるのではないでしょうか。
何度想像をしても、当日も全くそれ通りに行くとは限りませんが、しかし、何もしないよりはイメージを掴んでいるはずなので、少々のトラブルには対応出来るはずです。
特に司会を任された人は参加者のことも考えながらシミュレーションをしておくといいでしょう。
一人で全てを想像するのは簡単ではないかも知れませんが、冷静でスムーズな進行をする為には頭の中を整理しておくことは欠かせないのです。
幹事は店の中で出来る事と出来ない事を把握しておく
幹事は、二次会会場となるお店に合わせて企画を練ること心がけておくようにしましょう。
事前にどのような二次会にしたいのかを幹事同士で話し合っておく必要があります。
しかし、ベストなセレクトをした会場がその企画の全てを問題なく行える場所であるとは限りません。
逆に、二次会の企画が全て行えるような会場を選ぶと非常に不便な場所になったり、会費がかなり高くなってしまう場合もあります。
こういったことを幹事は考慮して、企画内容と、会場で出来る事・出来ない事をしっかりと見極めておく必要があるでしょう。
その為にはお店の人とよく話し合うようにしておいてください。
『このくらいは問題なく出来るだろう』と幹事側は思っていても、いざお店に相談してみると出来ないと拒否をされることもあるかも知れません。
当日にその企画を行って後でお店側に怒られたり、場合によっては損害賠償を求められてしまったりなども無いとは言い切れないので、事前に二次会のプランを幹事の方からお店の方に伝え、出来る事と出来ない事を把握しておくようにしてください。
通常の二次会であればそこまで問題はないはずですが、例えば住宅密集地にあるお店が会場となる場合、過剰に騒ぐことを禁止しているお店もあります。
大きな音が出せないので歌ったり大きな音楽を流すことに神経質になっているお店もあるかも知れません。
出来る事と出来ない事を把握しておくのは幹事の重要な仕事です。
これをした上で本格的な二次会のプランを練るようにした方が準備もスムーズに進むのではないでしょうか。
もしくは会場によって臨機応変に変更出来るようなプランに最初からしておくのもいいかも知れません。
幹事はあらかじめトラブルを想定しておく
どんなことにおいてもトラブルは付きものです。
しかし、『このトラブルは想定外だった』ということがないように、あらかじめあらゆるトラブルを想定しておくのも二次会の幹事の大きな役割です。
結婚式の二次会で起こりうるトラブルは大抵想定出来るものです。
機材が使えなかったり時間が押してしまったりなどは常にあると思ってもいいトラブルです。
こういった非常に想定しやすいトラブルが起こった際には必ずすぐに対処出来るようにしておきましょう。
店側に依頼したものと違うものが用意されていたというのも二次会ではある程度想定出来る範囲のトラブルです。
代用出来るものを用意しておくことも幹事には必要になります。
店側にミスが全くないとは言い切れませんから、そのようなトラブルも想定しておいてください。
参加者が全く協力的ではなく二次会自体が酷い状態に陥ってしまうということは想定したくはありませんが、全くないとは言えないので、一応頭に入れておきましょう。
参加者同士でケンカなどが起こってしまうとなかなかトラブルの対処が難しいものではありますが、特に司会者になる人はこういった最悪のムードを打開できようにしておかなければなりません。
参加者の物が紛失したなどのトラブルもあるでしょう。
クロークをしっかりと設け、貴重品は各自で管理するようにさりげなく促すようにしてください。
幹事の能力を超えたこれらのトラブルも想定しておくことで回避出来る場合が多々あるので、幹事は事前に全ての想像し得るトラブルを想定しておくようにしましょう。
出来ればその対処法まで考えておくことで、二次会を成功に導くことが出来るのではないでしょうか。
幹事の想像力が試される部分になります。
幹事が送る結婚式の二次会の招待状作成のコツ
結婚式、披露宴の招待状は新郎新婦側で出すのが一般的ですが、新郎新婦はこの時期式、披露宴、新生活の準備に追われています。
ですので、二次会については作成、発送、出欠確認ともに幹事側で行うようにします。
名義は希望に応じて新郎新婦名義でも、幹事名義でも構いません。
新郎新婦名義ですと招待状を受けた側の印象に残りやすいですが、返信宛が新郎新婦になりますので、返信されたものを回収する必要があります。
招待状には、オーソドックスに往復はがきを利用する方法も、E-mailを利用する方法もあります。
はがきは、出欠の返事をしたことや招待状を受けたことが印象に残りやすくなるというメリットがあります。
E-mailは手軽で、費用も掛かりにくいメリットがあります。
その分、返信率が悪かったりキャンセルを簡単にされたりしててしまうというデメリットもあります。
招待状を作成する際には、必要事項を忘れずに記入するようにしましょう。
新郎新婦の名前、結婚式の日取り、二次会を行うことなどを簡単なあいさつ文にした後、二次会の概要を書きます。
二次会の概要については、二次会を行う日付、受付時間、開始時間、会費、会場と会場の住所や電話番号、ホームページアドレスなどを簡潔にまとめておきます。
わかりやすい地図があればはがきに印刷すると良いでしょう。
E-mailを利用する場合は、携帯電話やスマートフォンでアクセスできるホームページを開設し、そこで出欠確認を行うのも一つの手です。
その場合は、出欠の返事をホームページ上で行う方法についてもメールでわかりやすく書いておきましょう。
はがきを利用する場合は、ホームページを開設する場合や、お店のホームページを載せる時にもQRコードを取得しておくと直接はがきから携帯電話でアクセスできるので便利です。
結婚式の二次会の幹事まとめ
ここでは、結婚式の二次会の幹事を頼まれた方に向けて書いていきました。
結婚式の二次会の幹事は緊張もしますが、やり遂げたときは一生の思い出になります。
もしも幹事を頼まれても断ることなく余裕をもって引き受けてあげてくださいね！
